SINCRONIZAÇÃO

O plano de adoção e implementação da oportunidade é tão importante quanto o business case, que vende o valor da oportunidade aos tomadores de decisão da empresa. Faço questão de dizer isso porque muitos profissionais de inovação acreditam que seu trabalho termina com a construção do case de negócios, mas não é assim que deve acontecer. O desenvolvimento do plano de adoção é uma etapa de transição em que o profissional de inovação tem extremo valor.

Os profissionais de inovação mais valorizados no mercado são aqueles que conseguem engajar a toda a corporação na oportunidade e implementação do projeto. Esta última, sim, é uma etapa árdua porque é preciso ter muita estratégia e organização para convencer diversos departamentos da empresa a levar o novo projeto a sério.

Neste tópico, vou mostrar como você pode organizar um plano de adoção que engaje todos os stakeholders e departamentos necessários para a implementação da oportunidade. Vamos falar sobre entendimento de quem são as pessoas e tarefas chave para a adoção da iniciativa, os principais cargos e responsabilidades que devem estar envolvidos no projeto, como criar plano de ação para engajar esses stakeholders e ainda como elaborar um timeline de adoção e um plano de comunicação pertinentes para cada stakeholder envolvido. No final, ainda vamos criar um checklist que poderá ser levado para a reunião de decisões estratégicas.

Primeiro Passo

O primeiro passo é identificar quais são as atividades e pessoas necessárias para facilitar a adoção da oportunidade. Para isto, vamos utilizar um framework que vai desde o Caso de Negócios até o checklist para decisões estratégicas.

No framework temos tarefa a ser completada, data de início, data de término da atividade, pessoa para qual a tarefa foi designada e espaço para anotações.

Segundo Passo

O segundo passo é entender quem são as pessoas da empresa que estão relacionadas ao avanço do projeto, desde o início até sua comercialização, quando a responsabilidade passa formalmente da área de inovação para a estrutura da empresa.

Terceiro Passo

O terceiro passo é identificar quem são os stakeholders para criar uma estrutura e um plano de ação para cara um deles. Diferentemente do passo anterior, agora estamos avaliando stakeholders tanto de dentro quanto de fora da empresa.

Entre os stakeholders mais importantes podem estar:

• Clientes
• Empregados
• Sócios
• Acionistas
• Competidores
• Cadeia de Fornecimento --Governo
• Comunidade Local

Com esta lista pronta, você deve avaliar de que forma o projeto vai impactar cada um deles, como você pode responder a esse impacto, quem é a pessoa para a qual você endereçará a comunicação e em que período do projeto a comunicação será executada.

Quarto Passo

O quarto passo é o desenvolvimento de uma timeline de adoção que abrange desde o business case até a comercialização/aplicação da oportunidade. Esta timeline deve incluir o tempo/esforço necessário para aquisição de recursos e tempo para desenvolvimento de parcerias externas, entre outras atividades de adoção necessárias para o projeto.

A timeline ajuda os tomadores de decisão a entender a quantidade de tempo e recursos necessários para o projeto. Ela também é eficiente para organizar as atividades entre os participantes porque oferece uma visão do topo e dos impactos que podem ocorrer em cadeia em decorrência de atrasos em determinadas atividades.

Para construir a timeline você pode utilizar desde Excel até softwares mais específicos para gestão de projetos.

Quinto Passo

O quinto passo é a criação de um plano de comunicação, etapa tão importante quanto todas as outras que discutimos até aqui. É importante entender que stakeholders diferentes devem receber comunicações diferentes, por diferentes canis, com frequência e linguagem adequadas. Sim, é complexo.

Uma falha na comunicação pode jogar fora todo o esforço construído até agora, mas, ainda assim, a maioria dos profissionais de inovação não dá atenção a este elemento do processo de adoção que tem como objetivo ajudar a convencer a empresa a abraçar a nova oportunidade.

Aqui temos um exemplo de plano de comunicação:

Observe que, para cada projeto, os alvos de comunicação mudam e os tipos de mensagens também são diferentes. A estrutura da matriz, porém, continua a mesma, explorando os objetivos de comunicação, seu público-alvo, tipos de mensagem e frequência.

Construir o plano de comunicação exige um alto nível de organização e disciplina. Uma sugestão é semanalmente fazer um resumo das mensagens mais importantes e mensalmente compilar os principais pontos para os interessados. Essa estratégia poupa trabalho e aumenta a eficiência da comunicação, evitando que pontos relevantes sejam perdidos e descartando pontos menos importantes.

Sexto Passo

Por fim, o sexto e último passo é criar um checklist para tomada de decisão. Aqui devemos partir da ideia de que tomadores de decisão são pessoas ocupadas que não têm tempo para revisar toda a informação disponível para a tomada de decisão – principalmente quando se trata de um projeto inovador e diferente do que eles estão acostumados.

Tomadores de decisão precisam receber as informações da forma mais amigável possível para entender o impacto que o projeto tem em outras áreas e, claro, tomar a decisão.

Como você pode imaginar, seria muito difícil convencer todos os tomadores de decisão durante uma reunião. Portanto, ao marcar a reunião para tomada de decisão, tenha certeza de que a decisão de fato já foi tomada antes mesmo de você entrar na sala. A reunião é uma mera formalização e pensamentos finais sobre a decisão.

Se você não estiver certo de que a decisão está feita e não for possível desmarcar a reunião agendada, mude o foco para algo como “informações adicionais”, “esclarecimentos”, ou qualquer outro título que sugira a discussão do assunto. Não recomendo forçar a barra para qualquer tipo de ação durante o encontro.

Para chegar mais preparado para a reunião de tomada de decisão, confira o checklist abaixo:

• 1- Identifique todos os tomadores de decisão.
• 2- Escreva a decisão que você precisa que eles tomem.
• 3- Elabore e descreva todos passos e informações que eles precisam para tomar a decisão.
• 4- Separado do grupo, convide o tomador de decisão para conversar e dizer qual é a sua decisão individual.
• 5- Escreva qual foi a decisão tomada por cada um.
• 6- Tenha claro quais são os próximos passos. Isso ajuda a entender quando o processo termina.

Abaixo segue uma tabela que pode servir de exemplo para organizar toda a informação.